Trex Pi
Finančna ekipa naročnika je vsak mesec prve štiri delovne dni porabila za usklajevanje bančnih izpiskov z odprtimi računi - trije ljudje, skupna preglednica in ritual, ki se ga je vsak bal. Prošnja se je glasila „avtomatizirajte to". Zanimivo je bilo, kaj se je izkazalo, da je ta to pravzaprav bil.
Ujemanje je enostavno; izjeme so tisto, kar šteje
Približno 85 % vrstic izpiska se je ujemalo z računom zgolj na podlagi referenčne številke. Nadaljnjih 10 % se je ujemalo na podlagi zneska, nasprotne stranke in časovnega okna datuma. Pisanje te logike je trajalo teden dni.
V preostalih 5 % so dejansko izginili vsi štirje dnevi: delna plačila, združena plačila, ki so pokrivala sedem računov, stranke, ki so plačale iz druge pravne osebe, kot je bila navedena na računu, in referenčna polja, ki so vsebovala vse od poezije do začetnic knjigovodje.
Rezultat torej nikoli ni bil „ujemalnik". Bila je čakalna vrsta izjem - zaslon, kamor vsako jutro prispe neujemajočih se 5 %, vnaprej obogatenih s tremi najverjetnejšimi kandidatnimi računi in akcijami za potrditev, delitev ali eskalacijo z enim klikom. Sistem se uči iz vsake potrditve: mapiranje nasprotne stranke in pravne osebe, potrjeno enkrat, se odtlej samodejno uporablja za vedno.
Rezultati, brez olepšav
- Uskladitev ob koncu meseca se je s približno 32 delovnih ur skrčila na približno 40 minut pregleda izjem.
- Stopnja ujemanja se je v šestih mesecih, ko so se tabele mapiranja napolnile, povzpela s 85 % na 97 %.
- Preostala 3 % so primeri, ki bi si jih moral ogledati človek - to pomeni, da čakalna vrsta opravlja svoje delo, ne da odpoveduje.
Lekcija, ki se je vedno znova učimo: pri finančnih integracijah je koda majhen del. Vrednost je v mapiranjih, mapiranja pa nastanejo tako, da prave izjeme čim bolj preprosto in priročno postavimo pred pravo osebo.