Trex Pi
A equipa financeira do cliente passava os primeiros quatro dias úteis de cada mês a reconciliar extratos bancários com faturas em aberto - três pessoas, uma folha de cálculo partilhada e um ritual que todos temiam. O pedido foi «automatizem isto». A parte interessante foi descobrir o que «isto» realmente era.
O emparelhamento é fácil; as exceções são o produto
Cerca de 85% das linhas do extrato correspondiam a uma fatura apenas pelo número de referência. Outros 10% correspondiam por montante + contraparte + intervalo de datas. Escrever essa lógica levou uma semana.
Os restantes 5% eram onde os quatro dias realmente se perdiam: pagamentos parciais, pagamentos agrupados cobrindo sete faturas, clientes que pagavam a partir de uma entidade legal diferente da indicada na fatura, e campos de referência contendo desde poesia até às iniciais do contabilista.
Portanto, o entregável nunca foi «um emparelhador». Foi uma fila de exceções - um ecrã onde os 5% não correspondidos chegam todas as manhãs, já enriquecidos com as três faturas candidatas mais prováveis e ações de um clique para confirmar, dividir ou escalar. O sistema aprende com cada confirmação: um mapeamento contraparte-entidade confirmado uma vez é aplicado automaticamente para sempre depois disso.
Resultados, ditos com honestidade
- A reconciliação de fim de mês passou de ~32 horas-pessoa para ~40 minutos de revisão de exceções.
- A taxa de correspondência subiu de 85% para 97% ao longo de seis meses, à medida que as tabelas de mapeamento se completavam.
- Os restantes 3% são casos que um humano deve analisar - é a fila a cumprir a sua função, não a falhar nela.
A lição que continuamos a reaprender: nas integrações financeiras, o código é a parte pequena. O valor está nos mapeamentos, e os mapeamentos constroem-se colocando as exceções certas à frente da pessoa certa da forma mais simples e cómoda possível.