Trex Pi
Das Finanzteam des Kunden verbrachte die ersten vier Arbeitstage jedes Monats damit, Kontoauszüge mit offenen Rechnungen abzugleichen - drei Personen, eine gemeinsame Tabelle und ein Ritual, das alle fürchteten. Der Auftrag lautete: „Automatisiert das." Interessant war, was sich als das herausstellte.
Der Abgleich ist einfach; die Ausnahmen sind das eigentliche Produkt
Rund 85 % der Auszugszeilen ließen sich allein anhand der Referenznummer einer Rechnung zuordnen. Weitere 10 % passten über Betrag + Gegenpartei + Datumsfenster zusammen. Diese Logik zu schreiben, dauerte eine Woche.
In den verbleibenden 5 % steckten die eigentlichen vier Tage: Teilzahlungen, Sammelzahlungen für sieben Rechnungen, Kunden, die von einer anderen juristischen Person zahlten als der auf der Rechnung genannten, und Referenzfelder mit Inhalten von Gedichten bis zu den Initialen des Buchhalters.
Das eigentliche Ergebnis war also nie „ein Abgleicher". Es war eine Ausnahmen-Warteschlange - ein Bildschirm, auf dem die nicht zugeordneten 5 % jeden Morgen ankommen, bereits angereichert mit den drei wahrscheinlichsten Kandidaten-Rechnungen und Ein-Klick-Aktionen zum Bestätigen, Aufteilen oder Eskalieren. Das System lernt aus jeder Bestätigung: Ein einmal bestätigtes Mapping zwischen Gegenpartei und juristischer Person wird danach automatisch für immer angewendet.
Ergebnisse, ehrlich gesagt
- Der Monatsabschluss-Abgleich sank von ~32 Personenstunden auf ~40 Minuten Ausnahmenprüfung.
- Die Trefferquote stieg innerhalb von sechs Monaten von 85 % auf 97 %, während sich die Mapping-Tabellen füllten.
- Die verbleibenden 3 % sind Fälle, die sich ein Mensch ansehen sollte - das ist die Warteschlange, die ihre Aufgabe erfüllt, nicht versagt.
Die Lektion, die wir immer wieder lernen: Bei Finanzintegrationen ist der Code der kleine Teil. Der Wert steckt in den Mappings, und Mappings entstehen dadurch, dass man die richtigen Ausnahmen der richtigen Person so einfach und bequem wie möglich vorlegt.