Trex Pi
Het financeteam van de klant besteedde de eerste vier werkdagen van elke maand aan het reconciliëren van bankafschriften met openstaande facturen - drie mensen, een gedeeld spreadsheet, en een ritueel waar iedereen tegenop zag. Het verzoek was "automatiseer het." Het interessante deel was wat het uiteindelijk bleek te zijn.
Het matchen is eenvoudig; de uitzonderingen zijn het product
Ruwweg 85% van de afschriftregels matchte een factuur op referentienummer alleen. Nog eens 10% matchte op bedrag + tegenpartij + datumvenster. Het schrijven van die logica kostte een week.
De resterende 5% is waar de vier dagen daadwerkelijk in gingen zitten: deelbetalingen, gebundelde betalingen die zeven facturen dekten, klanten die betaalden vanuit een andere rechtspersoon dan die op de factuur stond, en referentievelden met daarin van alles, van poëzie tot de initialen van de boekhouder.
Het opleverproduct was dus nooit "een matcher." Het was een uitzonderingswachtrij - een scherm waarop de ongematchte 5% elke ochtend binnenkomt, voorzien van de drie meest waarschijnlijke kandidaat-facturen en acties met één klik om te bevestigen, te splitsen of te escaleren. Het systeem leert van elke bevestiging: een tegenpartij-entiteit-mapping die één keer is bevestigd, wordt daarna voor altijd automatisch toegepast.
Resultaten, eerlijk gezegd
- Maandafsluiting-reconciliatie ging van ~32 persoonsuren naar ~40 minuten uitzonderingscontrole.
- Het matchpercentage steeg in zes maanden van 85% naar 97% naarmate de mappingtabellen zich vulden.
- De resterende 3% zijn gevallen waar een mens wel naar zou moeten kijken - dat is de wachtrij die zijn werk doet, niet die faalt.
De les die we steeds opnieuw leren: bij finance-integraties is de code het kleine deel. De waarde zit in de mappings, en mappings worden opgebouwd door de juiste uitzonderingen zo eenvoudig en gemakkelijk mogelijk aan de juiste persoon voor te leggen.