Trex Pi
El equipo financiero del cliente dedicaba los primeros cuatro días laborables de cada mes a conciliar extractos bancarios con facturas abiertas - tres personas, una hoja de cálculo compartida y un ritual que todos temían. La petición fue «automatízalo». Lo interesante fue en qué consistía realmente eso.
El emparejamiento es fácil; las excepciones son el producto
Aproximadamente el 85% de las líneas del extracto coincidían con una factura solo por el número de referencia. Otro 10% coincidía por importe + contraparte + ventana de fechas. Escribir esa lógica llevó una semana.
El 5% restante era donde realmente se iban los cuatro días: pagos parciales, pagos agrupados que cubrían siete facturas, clientes que pagaban desde una entidad legal distinta a la que figuraba en la factura, y campos de referencia que contenían de todo, desde poesía hasta las iniciales del contable.
Así que el entregable nunca fue «un emparejador». Fue una cola de excepciones - una pantalla donde el 5% sin coincidencia llega cada mañana, ya enriquecida con las tres facturas candidatas más probables y acciones de un solo clic para confirmar, dividir o escalar. El sistema aprende de cada confirmación: un mapeo de entidad-contraparte confirmado una vez se aplica automáticamente para siempre.
Resultados, dichos con honestidad
- La conciliación de fin de mes pasó de ~32 horas-persona a ~40 minutos de revisión de excepciones.
- La tasa de coincidencia subió del 85% al 97% en seis meses a medida que se completaban las tablas de mapeo.
- El 3% restante son casos que una persona debería revisar - eso es la cola cumpliendo su función, no fallando en ella.
La lección que seguimos reaprendiendo: en las integraciones financieras, el código es la parte pequeña. El valor está en los mapeos, y los mapeos se construyen poniendo las excepciones correctas delante de la persona correcta de la forma más sencilla y cómoda posible.