Trex Pi
Zespół finansowy klienta spędzał pierwsze cztery dni robocze każdego miesiąca na uzgadnianiu wyciągów bankowych z otwartymi fakturami - trzy osoby, wspólny arkusz kalkulacyjny i rytuał, którego wszyscy się obawiali. Prośba brzmiała „zautomatyzujcie to”. Ciekawe okazało się to, czym to w rzeczywistości było.
Dopasowywanie jest łatwe; produktem są wyjątki
Około 85% pozycji wyciągu dopasowywało się do faktury wyłącznie na podstawie numeru referencyjnego. Kolejne 10% dopasowywało się na podstawie kwoty, kontrahenta i przedziału dat. Napisanie tej logiki zajęło tydzień.
Pozostałe 5% to miejsce, w którym faktycznie znikały cztery dni: płatności częściowe, płatności zbiorcze obejmujące siedem faktur, klienci płacący z innego podmiotu prawnego niż ten widniejący na fakturze oraz pola referencyjne zawierające wszystko, od poezji po inicjały księgowego.
Efektem końcowym nigdy nie miał być „matcher”. Była nim kolejka wyjątków - ekran, na który każdego ranka trafia niedopasowane 5%, wzbogacone z góry o trzy najbardziej prawdopodobne faktury-kandydatki oraz akcje jednokliknięciowe: potwierdź, podziel lub eskaluj. System uczy się na podstawie każdego potwierdzenia: mapowanie kontrahent-podmiot potwierdzone raz jest odtąd stosowane automatycznie.
Wyniki, bez owijania w bawełnę
- Uzgadnianie na koniec miesiąca skróciło się z ~32 osobogodzin do ~40 minut przeglądu wyjątków.
- Wskaźnik dopasowań wzrósł z 85% do 97% w ciągu sześciu miesięcy, w miarę uzupełniania tabel mapowań.
- Pozostałe 3% to przypadki, którymi powinien zająć się człowiek - to kolejka działająca zgodnie ze swoim przeznaczeniem, a nie zawodząca.
Lekcja, którą wciąż na nowo odkrywamy: w integracjach finansowych kod to najmniejsza część. Wartość tkwi w mapowaniach, a mapowania buduje się, stawiając właściwe wyjątki przed właściwą osobą w możliwie najprostszy i najwygodniejszy sposób.