Trex Pi
Η οικονομική ομάδα του πελάτη περνούσε τις πρώτες τέσσερις εργάσιμες ημέρες κάθε μήνα συμφωνώντας τραπεζικές κινήσεις με ανοιχτά τιμολόγια - τρία άτομα, ένα κοινόχρηστο υπολογιστικό φύλλο, και μια τελετουργία που όλοι φοβόντουσαν. Το αίτημα ήταν «αυτοματοποιήστε το». Το ενδιαφέρον σημείο ήταν τι αποδείχθηκε τελικά ότι ήταν αυτό το «το».
Η αντιστοίχιση είναι εύκολη· οι εξαιρέσεις είναι το προϊόν
Περίπου το 85% των γραμμών κίνησης αντιστοιχούσε σε ένα τιμολόγιο μόνο βάσει αριθμού αναφοράς. Ένα ακόμη 10% αντιστοιχούσε βάσει ποσού + αντισυμβαλλομένου + εύρους ημερομηνιών. Η συγγραφή αυτής της λογικής πήρε μία εβδομάδα.
Το υπόλοιπο 5% ήταν εκεί όπου πραγματικά πήγαιναν οι τέσσερις ημέρες: μερικές πληρωμές, ομαδοποιημένες πληρωμές που κάλυπταν επτά τιμολόγια, πελάτες που πλήρωναν από διαφορετικό νομικό πρόσωπο από αυτό που αναγραφόταν στο τιμολόγιο, και πεδία αναφοράς που περιείχαν οτιδήποτε, από ποίηση μέχρι τα αρχικά του λογιστή.
Έτσι το παραδοτέο δεν ήταν ποτέ «ένας μηχανισμός αντιστοίχισης». Ήταν μια ουρά εξαιρέσεων - μια οθόνη όπου το μη αντιστοιχισμένο 5% φτάνει κάθε πρωί, προ-εμπλουτισμένο με τα τρία πιο πιθανά υποψήφια τιμολόγια και ενέργειες με ένα κλικ για επιβεβαίωση, διαχωρισμό ή κλιμάκωση. Το σύστημα μαθαίνει από κάθε επιβεβαίωση: μια αντιστοίχιση αντισυμβαλλομένου-νομικής οντότητας που επιβεβαιώνεται μία φορά εφαρμόζεται αυτόματα για πάντα στο εξής.
Αποτελέσματα, με ειλικρίνεια
- Η μηνιαία συμφωνία μειώθηκε από ~32 ανθρωποώρες σε ~40 λεπτά ελέγχου εξαιρέσεων.
- Το ποσοστό αντιστοίχισης ανέβηκε από 85% σε 97% μέσα σε έξι μήνες, καθώς οι πίνακες αντιστοίχισης συμπληρώνονταν.
- Το υπόλοιπο 3% είναι περιπτώσεις που ένας άνθρωπος θα πρέπει να εξετάσει - αυτό είναι η ουρά να κάνει τη δουλειά της, όχι να αποτυγχάνει σε αυτήν.
Το μάθημα που ξαναμαθαίνουμε συνεχώς: στις ενοποιήσεις οικονομικών συστημάτων, ο κώδικας είναι το μικρό κομμάτι. Η αξία βρίσκεται στις αντιστοιχίσεις, και οι αντιστοιχίσεις χτίζονται τοποθετώντας τις σωστές εξαιρέσεις μπροστά στο σωστό άτομο, όσο πιο απλά και άνετα γίνεται.