Trex Pi
Финансовият екип на клиента прекарваше първите четири работни дни от всеки месец в равняване на банкови извлечения спрямо открити фактури - трима души, споделена електронна таблица и ритуал, от който всички се страхуваха. Заявката беше „автоматизирайте го.“ Интересната част беше какво всъщност се оказа това то.
Съпоставянето е лесно; изключенията са продуктът
Приблизително 85% от редовете в извлеченията се съпоставяха с фактура само по референтен номер. Още 10% се съпоставяха по сума + контрагент + времеви прозорец на датата. Написването на тази логика отне седмица.
Останалите 5% са мястото, където всъщност отиваха четирите дни: частични плащания, обединени плащания, покриващи седем фактури, клиенти, платили от юридическо лице, различно от посоченото във фактурата, и полета за референция, съдържащи какво ли не - от поезия до инициалите на счетоводителя.
Така крайният резултат така и не се превърна в „съпоставящ механизъм“. Той се превърна в опашка за изключения - екран, на който необработените 5% пристигат всяка сутрин, предварително обогатени с трите най-вероятни кандидат-фактури и действия с едно кликване за потвърждаване, разделяне или ескалиране. Системата се учи от всяко потвърждение: веднъж потвърден мапинг контрагент-юридическо лице се прилага автоматично завинаги след това.
Резултати, казани честно
- Равнението в края на месеца премина от ~32 човекочаса на ~40 минути преглед на изключения.
- Процентът на съответствие нарасна от 85% на 97% в рамките на шест месеца, докато таблиците за мапинг се попълваха.
- Останалите 3% са случаи, които човек трябва да прегледа - това е опашката, вършеща работата си, а не провалът ѝ.
Урокът, който продължаваме да преоткриваме: при финансовите интеграции кодът е малката част. Стойността е в мапингите, а мапингите се изграждат, като се поставят правилните изключения пред правилния човек възможно най-просто и удобно.