Trex Pi
Financijski tim klijenta provodio je prva četiri radna dana svakog mjeseca usklađujući bankovne izvode s otvorenim fakturama - troje ljudi, zajednička proračunska tablica i ritual kojeg se svi pribojavali. Zahtjev je glasio „automatiziraj to". Zanimljivo je bilo ono što se to na kraju pokazalo biti.
Uparivanje je lako; iznimke su proizvod
Otprilike 85% stavki izvoda uparivalo se s fakturom samo na temelju referentnog broja. Dodatnih 10% uparivalo se na temelju iznosa, druge ugovorne strane i vremenskog okvira datuma. Pisanje te logike trajalo je tjedan dana.
Preostalih 5% bilo je ono na što su zapravo odlazila četiri dana: djelomična plaćanja, objedinjena plaćanja koja pokrivaju sedam faktura, kupci koji su platili s druge pravne osobe od one navedene na fakturi, te polja s referencama koja su sadržavala svašta, od poezije do inicijala računovođe.
Dakle, isporučeni rezultat nikada nije bio „program za uparivanje". Bio je to red čekanja iznimki - zaslon na koji svako jutro stižu neuparenih 5%, unaprijed obogaćeni s tri najvjerojatnije kandidatske fakture i akcijama na jedan klik za potvrdu, podjelu ili eskalaciju. Sustav uči iz svake potvrde: mapiranje ugovorne strane i pravne osobe koje se jednom potvrdi, ubuduće se primjenjuje automatski.
Rezultati, iskreno rečeno
- Usklađivanje na kraju mjeseca smanjilo se s otprilike 32 čovjek-sata na otprilike 40 minuta pregleda iznimki.
- Stopa uparivanja porasla je s 85% na 97% tijekom šest mjeseci, dok su se tablice mapiranja popunjavale.
- Preostala 3% su slučajevi koje čovjek treba pregledati - to je red čekanja koji obavlja svoj posao, a ne koji u njemu ne uspijeva.
Lekcija koju iznova učimo: u financijskim integracijama kod je mali dio posla. Vrijednost je u mapiranjima, a mapiranja se grade tako da prave iznimke dođu pred prave ljude na što jednostavniji i praktičniji način.