Trex Pi
Echipa financiară a clientului petrecea primele patru zile lucrătoare din fiecare lună reconciliind extrasele bancare cu facturile deschise - trei persoane, un fișier de calcul partajat și un ritual pe care toată lumea îl detesta. Cererea a fost „automatizați asta”. Partea interesantă a fost ce s-a dovedit a fi asta.
Potrivirea este ușoară; excepțiile sunt produsul
Aproximativ 85% dintre liniile din extras se potriveau cu o factură doar pe baza numărului de referință. Alte 10% se potriveau pe bază de sumă + contraparte + interval de dată. Scrierea acestei logici a durat o săptămână.
Restul de 5% era locul unde se duceau, de fapt, cele patru zile: plăți parțiale, plăți grupate care acopereau șapte facturi, clienți care plăteau dintr-o entitate juridică diferită de cea de pe factură, și câmpuri de referință conținând orice, de la versuri la inițialele contabilului.
Așadar livrabilul nu a fost niciodată „un motor de potrivire”. A fost o coadă de excepții - un ecran unde cele 5% nepotrivite ajung în fiecare dimineață, pre-îmbogățite cu cele mai probabile trei facturi candidate și acțiuni cu un singur clic pentru confirmare, împărțire sau escaladare. Sistemul învață din fiecare confirmare: o mapare contraparte-entitate confirmată o singură dată este aplicată automat de atunci înainte.
Rezultate, spuse pe șleau
- Reconcilierea de sfârșit de lună a scăzut de la ~32 de ore-om la ~40 de minute de revizuire a excepțiilor.
- Rata de potrivire a urcat de la 85% la 97% în șase luni, pe măsură ce tabelele de mapare s-au completat.
- Restul de 3% sunt cazuri pe care un om ar trebui să le analizeze - asta înseamnă că, coada își face treaba, nu că eșuează.
Lecția pe care o reînvățăm mereu: în integrările financiare, codul este partea mică. Valoarea stă în mapări, iar mapările se construiesc punând excepțiile potrivite în fața persoanei potrivite, cât mai simplu și mai comod posibil.