Automatizácia bankového párovania: zo štyroch dní na štyridsať minút

Finančný tím klienta strávil prvé štyri pracovné dni každého mesiaca párovaním bankových výpisov s otvorenými faktúrami - traja ľudia, zdieľaný excelovský hárok a rituál, ktorého sa každý obával. Zadanie znelo „zautomatizujte to". Zaujímavé bolo, čím sa to to nakoniec ukázalo byť.

Párovanie je jednoduché; výnimky sú produkt

Zhruba 85 % riadkov výpisu sa spárovalo s faktúrou len na základe čísla referencie. Ďalších 10 % sa spárovalo na základe sumy + protistrany + časového okna dátumu. Napísanie tejto logiky trvalo týždeň.

Zvyšných 5 % je miesto, kam sa reálne stratili tie štyri dni: čiastočné platby, súhrnné platby pokrývajúce sedem faktúr, zákazníci platiaci z inej právnickej osoby, než akú mala faktúra, a referenčné polia obsahujúce čokoľvek od poézie až po iniciálky účtovníčky.

Výsledným produktom teda nikdy nemal byť „párovací nástroj". Bol to front pre výnimky - obrazovka, na ktorú každé ráno prichádza nespárovaných 5 %, vopred obohatených o tri najpravdepodobnejšie kandidátske faktúry a akcie na jedno kliknutie na potvrdenie, rozdelenie alebo eskaláciu. Systém sa učí z každého potvrdenia: raz potvrdené mapovanie protistrana-právnická osoba sa odvtedy uplatňuje automaticky navždy.

Výsledky, úprimne povedané

• Mesačné párovanie kleslo z ~32 osobohodín na ~40 minút preskúmania výnimiek.
• Miera spárovania stúpla z 85 % na 97 % v priebehu šiestich mesiacov, ako sa dopĺňali mapovacie tabuľky.
• Zvyšné 3 % sú prípady, na ktoré sa má pozrieť človek - to je front, ktorý robí svoju prácu, nie zlyháva pri nej.

Poučenie, ktoré si stále znova a znova pripomíname: pri finančných integráciách je kód tou malou časťou. Hodnota je v mapovaniach a mapovania sa budujú tým, že správne výnimky dostanete pred správneho človeka čo najjednoduchšie a najpohodlnejšie.